庫存表 使用說明
這張表只做一件事:記錄每個型號手上有幾台。
你在這裡填的數字,會直接顯示在產品目錄/報價系統的產品卡上(「現貨 2」或「備貨」),
讓你報價時一眼看到還有沒有貨。
一、改數量
登入後就是一張表。找到那一列,做兩件事之一:
- 直接在數字框裡輸入新數量,按 Enter 或點到別的地方。
- 按旁邊的 + 或 − 一台一台加減。
沒有「儲存」按鈕。改好就已經存了,右上角會閃一下「已存」。
這是刻意的——有儲存按鈕的話,遲早會有人改完忘了按。
右邊的備註欄可以寫「展示中心現場機」「已被客人訂走」「外箱有損」這類註記,
改法一樣,打完點到別處就存了。
找東西
- 上方搜尋框打型號或品牌。
- 勾「只看有庫存」=把數量 0 的都藏起來,盤點時很好用。
- 最上方一直顯示:目前有庫存幾項、總共幾台。
二、盤錯了怎麼查
點上方「異動紀錄」,會列出最近 200 筆數量變動:
什麼時間、哪一台、從幾改成幾。數字對不起來時從這裡回頭找。
三、加東西進來
目錄裡沒有的東西(配件、耗材、二手機)
到「維護」分頁,用「手動新增品項」,填品牌與型號即可。
這類品項只存在庫存表裡,不會跑到產品目錄去。
目錄新增了機型,庫存表要跟上
- 先在產品目錄那邊上傳新的 Excel(那邊才是產品資料的源頭)。
- 再到這裡的「維護」分頁,把同一份 Excel 上傳到
「從產品表補進新機型」。
- 系統會把庫存表裡還沒有的機型補進來,數量先設 0。
這個上傳只會新增,不會刪東西,也絕不會動到你已經填好的數量。
可以放心重複上傳同一份檔案,第二次會顯示「沒有新機型要補」。
(注意:這跟產品目錄那邊的上傳不一樣。那邊是整批覆蓋,這邊是只補不刪。)
四、整批盤點(匯出 → 填 → 匯回)
要一次改很多台的數量時,不用一格一格改,走這個流程:
- 「維護」分頁按「下載 Excel 盤點單」,得到一份含料號、品牌、型號、
目前數量、備註的表。印出來或帶著筆電去倉庫都可以。
- 點完後把「庫存數量」欄改成實際數字,存檔。
「料號」欄千萬不要動——系統靠它認出是哪一台,改掉就對不上了。
- 回到「維護」分頁的「匯入盤點數量」,把檔案傳上去。
- 畫面會列出每一筆「從幾台改成幾台」,逐條看過確認沒錯。同樣的內容也會進「異動紀錄」。
幾個要記得的規矩:
- 數量留空=這次沒盤到,系統會保留原本的數字。真的要歸零請明確填
0。
- 只會更新數量,不會新增也不會刪除品項。盤點單裡若自己加了新的一列,
系統只會提示「查無此料號」,不會自動建立——新品項請用「手動新增品項」。
- 數量欄若填成「三台」這種文字,那一列會被跳過並列在報表裡,系統不會亂猜。
只是要一份資料留底、不打算傳回來的話,按旁邊的「下載 CSV」就好。
五、常見狀況
產品目錄那邊沒顯示我剛改的庫存
目錄頁重新整理一次即可。如果還是沒有,代表兩個系統之間連線有問題,
但不影響報價,照常開單,找工程師看一下就好。
某台機器在庫存表裡找不到
兩個可能:一是產品目錄新增機型後還沒做「從產品表補進新機型」;
二是它本來就不在產品目錄裡(例如配件),那就用「手動新增品項」建。
數量填成負的
系統會自動存成 0,不會出現負庫存。
忘記密碼
密碼設定在 Zeabur 的環境變數 INVENTORY_PASSWORD。